Checklist di fine anno per amministratori Google Workspace

Alla fine dell’anno scolastico, è importante controllare la piattaforma Google Workspace ed assicurarsi che tutti i dati importanti siano salvati.

Vediamo insieme gli  step da seguire come amministratore di dominio Google Workspace pianificando una transizione fluida verso il nuovo anno scolastico in conformità al GDPR ed evitando perdite di dati.

Il passaggio da un anno scolastico a quello successivo, è il momento in cui c’è un maggiore ricambio di utenti all’interno della piattaforma ed è importante permettere a chi lascia la scuola di salvare i propri dati in vista della cancellazione del suo account.

Come amministratore: Abilita Google Takeout

Come amministratore puoi abilitare Google Takeout per permettere agli utenti di salvare i propri dati, qui un tutorial su come abilitarlo come amministratore:
——> https://supporto.clanto.it/kb/abilitare-disabilitare-google-takeout-guida-per-amministratori/ <—–

Informa docenti e studenti: sospensione ed eliminazione degli Account

Secondo il GDPR non possiamo mantenere a vita gli account ed i dati  in piattaforma, ma dobbiamo dire chiaramente agli utenti quando il loro account verrà sospeso ed eliminato.

All’interno dell’informativa di utilizzo della piattaforma o del regolamento d’Istituto, relativamente alla sezione Google Workspace, deve essere indicato chiaramente il periodo di tempo concesso agli utenti (studenti e docenti) per salvare i propri dati prima che gli account vengano sospesi e successivamente eliminati quando lasciano l’Istituto.

Una volta che è tutto pronto informa gli utenti della sospensione dell’account fornendo anche una guida su come utilizzare Google Takeout includi istruzioni dettagliate su come effettuare queste operazioni di salvataggio ed indica l’ultimo giorno utile per accedere al proprio Account.
Di seguito trovi un esempio di comunicazione:

OGGETTO: Prossima eliminazione Account Google Workspace

Ciao, con la presente ti comunichiamo che il tuo Account per il dominio [dominioscuola.edu.it] sta per essere sospeso.

Ti invitiamo a salvare tutti i dati del tuo attuale Account Google Workspace entro il giorno XX/XX/XXXX tramite Google Takeout sul tuo Computer, di seguito un video sull’utilizzo di Google Takeout:
https://www.youtube.com/watch?v=eUxr6HlUqJo

IMPORTANTE: Non ridurti all’ultimo giorno, Google Takeout in base alla quantità di dati in tuo possesso potrebbe impiegarci anche un paio di giorni a preparare il link per scaricare tutti i dati.

Come amministrazione: Sospendi ed elimina gli account

Al termine del periodo di salvataggio, devi sospendere, ed infine eliminare, gli account degli utenti che lasciano la scuola secondo i tempi stabiliti nel regolamento d’Istituto.

Ricorda:

• La sospensione congela l’account ed i dati contenuti, senza possibilità di accedere ad essi finché l’account è sospeso.
• L’eliminazione comporta la cancellazione definitiva dell’account e dei relativi dati.
• L’eliminazione degli account non elimina i gruppi ed i drive condivisi creati dagli utenti che restano utilizzabili e ricondivisibili dagli amministratori.

È importante che il regolamento preveda entrambe le fasi in conformità con il GDPR che prevede un tempo massimo di conservazione dei dati.

Suggerimento per la sospensione massiva

• Modifica collettiva degli utenti: Si può scaricare un elenco degli utenti da sospendere e caricare un file CSV modificato con lo stato “sospeso”.
• Unità organizzative di transizione: Creare un’unità organizzativa temporanea per gli utenti sospesi può facilitare la gestione e l’organizzazione.

Come amministratore: Disabilita le applicazioni non essenziali per gli utenti

Per evitare un abuso di alcune applicazioni, come ad esempio Google Meet da parte degli studenti durante il periodo estivo, momento in cui la piattaforma, spesso, non viene controllata, consigliamo di disattivare le applicazioni non essenziali per le unità organizzative contenenti studenti.

A questo link trovi una guida completa su come disabilitare le singole applicazioni:
——> https://supporto.clanto.it/kb/disabilitare-app-google-workspace-console-amministrazione/ <—–

Per disabilitare solo Google Meet per gli studenti

• Utilizza un account amministratore per accedere alla Console di amministrazione
• Nella Console di amministrazione, vai al Menu > Applicazioni > Google Workspace > Google Meet.
• Fai clic su “Impostazioni video per Meet“.
• Accanto a “Stato del servizio“, fai clic sulla freccia verso il basso
• Per applicare l’impostazione solo agli studenti, seleziona un’unità organizzativa specifica (ad esempio l’UO “studenti” se hai organizzato le unità organizzative in base ai ruoli).

Le modifiche potrebbero richiedere fino a 24 ore per essere applicate, ma solitamente avvengono entro pochi minuti.

Informa i docenti: l’archiviazione delle classroom

È importante per i docenti archiviare classroom e drive condivisi dell’anno per poi, a settembre, creare una nuova classroom e nuovi drive condivisi.

Come amministratore è fondamentale guidare i docenti in questo processo, anche in questo caso puoi inviare una comunicazione con tutti i passaggi:

OGGETTO: Archiviare le classroom per fare spazio al nuovo anno scolastico

È arrivato il momento di archiviare le tue classroom per fare spazio al nuovo anno all’interno di Google Workspace.
È sempre consigliato creare una nuova classroom per l’anno nuovo e non utilizzare la classroom dell’anno precedente.
Qui un link per la guida con le immagini dei singoli passaggi.
——> https://supporto.clanto.it/kb/archiviare-le-classi-di-classroom/ <—–

Per Step:
1- Rinomina il corso inserendo nel nome l’anno scolastico passato. (es. 1D matematica in  1D matematica 2023/2024)
Per rinominare un corso ti basterà aprire classroom.google.com, cliccare sui 3 pallini del corso su classroom e cliccare il tasto “Modifica”.
Qui puoi modificare il nome e salvare.

2- Ora archivia il corso.
Per archiviare il corso sempre da classroom.google.com, clicca sui 3 pallini del corso e clicca sul tasto “Archivia”.

Abbiamo finito!
I corsi archiviati non saranno più visibili nella home di classroom che sarà pronta per le nostre nuove classi.

Come vedo i corsi archiviati?
Basta aprire classroom.google.com, cliccare i 3 trattini in alto a sinistra e cliccare il tasto “Corsi Archiviati”.

Come amministratore: crea un drive condiviso per archiviare i file

Per archiviare i file dell’anno che si è appena concluso, crea un drive condiviso dal titolo “Archivio Anno 2023/2024” e al suo interno crea una cartella per ogni classe. Fornisci ai docenti l’accesso alle cartelle relative alle loro classi affinchè possano spostare i file al loro interno.

Creare un Drive condiviso e delle cartelle al suo interno

1. Vai su drive.google.com dal tuo computer.
2. Sulla sinistra, clicca su “Drive condivisi“.
3. In alto a sinistra, clicca su “Nuovo“.
4. Inserisci un nome per il Drive condiviso, ad esempio “Archivio Anno 2023/2024”.
5. Clicca su “Crea“.
6. Si aprirà la schermata del nuovo drive condiviso che hai creato.
7. In alto a sinistra, clicca su “Nuovo” e poi su “Nuova cartella“.
8. Inserisci un nome per la cartella, ad esempio “1A”.
9. Clicca su “Crea“.

Aggiungere docenti alle cartelle

1. Vai su drive.google.com dal tuo computer.
2. Sulla sinistra, clicca su “Drive condivisi” e poi fai doppio clic sul drive condiviso “Archivio Anno 2023/2024”.
3. Ora dovrai condividere ogni cartella con i rispettivi docenti. Individua la cartella “1A” e clicca sui tre pallini affianco al nome della cartella.
4. Clicca su “Condividi“.
5. Digita i nomi dei docenti, oppure i loro indirizzi email Google Workspace, oppure il nome di un gruppo se hai precedentemente inserito i docenti nei rispettivi gruppi classe.
6. Scegli il livello di accesso e clicca su “Invia“.

Cosa possono fare i membri con diversi livelli di accesso

Quando aggiungi un nuovo membro a un Drive condiviso, puoi scegliere il livello di accesso:

• Responsabile: Può fare tutto, incluso eliminare definitivamente file, rinominare o cambiare il tema e eliminare il Drive condiviso.
• Gestore dei contenuti: Può creare, modificare, spostare e eliminare file e cartelle.
• Collaboratore: Può creare e modificare file e cartelle, ma non può eliminarli.
• Commentatore: Può visualizzare e commentare file.
• Visualizzatore: Può solo visualizzare file e cartelle.

Informa i docenti: l’archiviazione dei Google Drive

Una volta creato il drive condiviso, non ti resta che informare i docenti e spiegargli come trovarlo e come inserire file al suo interno. Di seguito trovi una breve guida per aiutarli nei vari passaggi.

Creare o caricare un file o una cartella

1. Vai su drive.google.com dal computer.
2. A sinistra, clicca su “Drive condivisi” e apri il Drive condiviso “Archivio Anno 2023/2024“.
3. In alto a sinistra, clicca su “Nuovo” e scegli il tipo di file o cartella da creare, oppure carica un file o una cartella dal computer.

Spostare file e cartelle da “Il mio Drive” al Drive condiviso

Se hai accesso come Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore, puoi spostare file di tua proprietà o modificabili nei Drive condivisi. Quando sposti un file creato da te in un Drive condiviso, il Drive condiviso ne diventa proprietario, mantenendo il tuo nome come creatore nei dettagli.

Per spostare un file o una cartella trascinali da “Il mio Drive” al Drive condiviso.

Nota: Lo spostamento di file può influire sull’accesso ai file.

Potresti non poter spostare file di proprietà di altre persone. Chiedi al proprietario di spostarli o contatta l’amministratore per assistenza.

Spostare file tra Drive condivisi

Puoi trasferire file e cartelle da un Drive condiviso a un altro se hai le autorizzazioni necessarie sia per il Drive condiviso di origine sia per quello di destinazione.

Per spostare file tra Drive condivisi, devi avere il ruolo di Gestore nel Drive condiviso di origine e il ruolo di Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore nel Drive condiviso di destinazione.

Per spostare cartelle tra Drive condivisi, è necessario avere il ruolo di Gestore in entrambi i Drive condivisi.

Informa i docenti: conservare le credenziali in sicurezza

Conservare la password dell’account Google Workspace in modo sicuro durante il periodo estivo è fondamentale per proteggere le informazioni personali e istituzionali da accessi non autorizzati.

Durante la pausa estiva, quando l’account scolastico non viene utilizzato regolarmente, aumenta il rischio di dimenticare la password o di esposizione a potenziali violazioni della sicurezza. Un accesso non autorizzato potrebbe compromettere dati sensibili di studenti e docenti. Pertanto, è essenziale adottare misure di sicurezza adeguate, come l’uso di password forti e sicure, la memorizzazione delle credenziali in luoghi sicuri, per garantire la protezione continua dell’account anche durante i periodi di inattività.