{"id":2779,"date":"2024-06-29T11:04:47","date_gmt":"2024-06-29T09:04:47","guid":{"rendered":"https:\/\/scuola.org\/?p=2779"},"modified":"2024-06-29T13:05:44","modified_gmt":"2024-06-29T11:05:44","slug":"checklist-fine-anno-google-workspace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/scuola.org\/consigli-di-data-protection\/checklist-fine-anno-google-workspace\/","title":{"rendered":"Checklist di fine anno per amministratori Google Workspace"},"content":{"rendered":"<p>Alla fine dell&#8217;anno scolastico, \u00e8 importante controllare la piattaforma Google Workspace ed assicurarsi che tutti i dati importanti siano salvati.<\/p>\n<p>Vediamo insieme gli\u00a0 step da seguire come amministratore di dominio Google Workspace pianificando una transizione fluida verso il nuovo anno scolastico in conformit\u00e0 al GDPR ed evitando perdite di dati.<\/p>\n<div class=\"video-shortcode\"><iframe class=\"lazyload\" title=\"Checklist di fine anno per amministratori Google Workspace\" width=\"1200\" height=\"675\" src=\"data:image\/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%271200%27%20height%3D%27675%27%20viewBox%3D%270%200%201200%20675%27%3E%3Crect%20width%3D%271200%27%20height%3D%27675%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E\" data-orig-src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/OUMEBrWr8is?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/div>\n<p>Il passaggio da un anno scolastico a quello successivo, \u00e8 il momento in cui c&#8217;\u00e8 un maggiore ricambio di utenti all&#8217;interno della piattaforma ed \u00e8 importante permettere a chi lascia la scuola di salvare i propri dati in vista della cancellazione del suo account.<\/p>\n<h2>Come amministratore: Abilita Google Takeout<\/h2>\n<p><strong>Come amministratore puoi abilitare Google Takeout<\/strong> per permettere agli utenti di salvare i propri dati, qui un tutorial su come abilitarlo come amministratore:<br \/>\n&#8212;&#8212;&gt; <a href=\"https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/abilitare-disabilitare-google-takeout-guida-per-amministratori\/\">https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/abilitare-disabilitare-google-takeout-guida-per-amministratori\/<\/a> &lt;&#8212;&#8211;<\/p>\n<h2>Informa docenti e studenti: sospensione ed eliminazione degli Account<\/h2>\n<p><strong>Secondo il GDPR non possiamo mantenere a vita gli account<\/strong> ed i dati\u00a0 in piattaforma, ma dobbiamo dire chiaramente agli utenti quando il loro account verr\u00e0 sospeso ed eliminato.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">All&#8217;interno dell&#8217;<strong>informativa di utilizzo della piattaforma<\/strong> o del <strong>regolamento d&#8217;Istituto,<\/strong> relativamente alla sezione Google Workspace, deve essere indicato chiaramente il <strong>periodo di tempo concesso<\/strong> agli utenti (studenti e docenti) <strong>per salvare i propri dati <\/strong>prima che gli account <strong>vengano sospesi e successivamente eliminati<\/strong> quando lasciano l&#8217;Istituto.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Una volta che \u00e8 tutto pronto<strong> informa gli utenti della sospensione dell&#8217;account fornendo anche una guida su come utilizzare Google Takeout<\/strong> includi istruzioni dettagliate su come effettuare queste operazioni di salvataggio ed <strong>indica l&#8217;ultimo giorno utile per accedere<\/strong> al proprio Account.<br \/>\nDi seguito trovi un esempio di comunicazione:<\/p>\n<blockquote><p><strong>OGGETTO:<\/strong> Prossima eliminazione Account Google Workspace<\/p>\n<p>Ciao, con la presente ti comunichiamo che il tuo Account per il dominio <strong><em>[dominioscuola.edu.it]<\/em><\/strong> sta per essere sospeso.<\/p>\n<p>Ti invitiamo a salvare tutti i dati del tuo attuale Account Google Workspace entro il giorno <strong><em>XX\/XX\/XXXX<\/em><\/strong> tramite Google Takeout sul tuo Computer, di seguito un video sull\u2019utilizzo di Google Takeout:<br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=eUxr6HlUqJo\">https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=eUxr6HlUqJo<\/a><\/p>\n<p><strong>IMPORTANTE: Non ridurti all\u2019ultimo giorno, Google Takeout in base alla quantit\u00e0 di dati in tuo possesso potrebbe impiegarci anche un paio di giorni a preparare il link per scaricare tutti i dati.<\/strong><\/p><\/blockquote>\n<h2>Come amministrazione: Sospendi ed elimina gli account<\/h2>\n<p><strong>Al termine del periodo di salvataggio<\/strong>, devi sospendere, ed infine eliminare, gli account degli utenti che lasciano la scuola <strong>secondo i tempi stabiliti nel regolamento<\/strong> d&#8217;Istituto.<\/p>\n<p>Ricorda:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>La sospensione congela l&#8217;account<\/strong> ed i dati contenuti, <strong>senza possibilit\u00e0 di accedere<\/strong> ad essi finch\u00e9 l&#8217;account \u00e8 sospeso.<\/li>\n<li><strong>L&#8217;eliminazione comporta la cancellazione definitiva<\/strong> dell\u2019account e dei relativi dati.<\/li>\n<li><strong>L&#8217;eliminazione degli account non elimina i gruppi ed i drive condivisi creati dagli utenti<\/strong> che restano utilizzabili e ricondivisibili dagli amministratori.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00c8 importante che il regolamento <strong>preveda entrambe le fasi in conformit\u00e0 con il GDPR<\/strong> che prevede un tempo massimo di conservazione dei dati.<\/p>\n<h3>Suggerimento per la sospensione massiva<strong><br \/>\n<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Modifica collettiva degli utenti<\/strong>: Si pu\u00f2 scaricare un elenco degli utenti da sospendere e caricare un file CSV modificato con lo stato \u201csospeso\u201d.<\/li>\n<li><strong>Unit\u00e0 organizzative di transizione<\/strong>: Creare un\u2019unit\u00e0 organizzativa temporanea per gli utenti sospesi pu\u00f2 facilitare la gestione e l\u2019organizzazione.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Come amministratore: Disabilita le applicazioni non essenziali per gli utenti<\/h2>\n<p><strong>Per evitare un abuso di alcune applicazioni<\/strong>, <strong>come<\/strong> ad esempio <strong>Google Meet<\/strong> <strong>da parte degli studenti<\/strong> durante il periodo estivo, momento in cui la piattaforma, spesso, non viene controllata, <strong>consigliamo di disattivare le applicazioni<\/strong> non essenziali per le unit\u00e0 organizzative contenenti studenti.<\/p>\n<p>A questo link trovi una guida completa su come disabilitare le singole applicazioni:<br \/>\n&#8212;&#8212;&gt; <a href=\"https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/disabilitare-app-google-workspace-console-amministrazione\/\">https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/disabilitare-app-google-workspace-console-amministrazione\/<\/a> &lt;&#8212;&#8211;<\/p>\n<h3>Per disabilitare solo Google Meet per gli studenti<\/h3>\n<ul>\n<li>Utilizza un account amministratore per accedere alla <strong>Console di amministrazione<\/strong><\/li>\n<li>Nella Console di amministrazione, vai al <strong>Menu<\/strong> &gt; <strong>Applicazioni<\/strong> &gt; <strong>Google Workspace<\/strong> &gt; <strong>Google Meet<\/strong>.<\/li>\n<li>Fai clic su &#8220;<strong>Impostazioni video per Meet<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li>Accanto a &#8220;<strong>Stato del servizio<\/strong>&#8220;, fai clic sulla <strong>freccia verso il basso<\/strong><\/li>\n<li>Per applicare l&#8217;impostazione solo agli studenti, <strong>seleziona un&#8217;unit\u00e0 organizzativa specifica<\/strong> (ad esempio l&#8217;UO &#8220;studenti&#8221; se hai organizzato le unit\u00e0 organizzative in base ai ruoli).<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Le modifiche potrebbero richiedere fino a 24 ore per essere applicate<\/strong>, ma solitamente avvengono entro pochi minuti.<\/p>\n<h2>Informa i docenti: l&#8217;archiviazione delle classroom<\/h2>\n<p>\u00c8 importante per i docenti archiviare classroom e drive condivisi dell&#8217;anno per poi, a settembre, creare una nuova classroom e nuovi drive condivisi.<\/p>\n<p>Come amministratore <strong>\u00e8 fondamentale guidare i docenti in questo processo<\/strong>, anche in questo caso puoi inviare una comunicazione con tutti i passaggi:<\/p>\n<blockquote><p><strong>OGGETTO:<\/strong> Archiviare le classroom per fare spazio al nuovo anno scolastico<\/p>\n<p>\u00c8 arrivato il momento di <b>archiviare le tue classroom<\/b> per fare spazio al nuovo anno all&#8217;interno di Google Workspace.<br \/>\n\u00c8 sempre consigliato creare una nuova classroom per l&#8217;anno nuovo e non utilizzare la classroom dell&#8217;anno precedente.<br \/>\nQui un link per la guida con le immagini dei singoli passaggi.<br \/>\n&#8212;&#8212;&gt; <a class=\"moz-txt-link-freetext\" href=\"https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/archiviare-le-classi-di-classroom\/\">https:\/\/supporto.clanto.it\/kb\/archiviare-le-classi-di-classroom\/<\/a> &lt;&#8212;&#8211;<\/p>\n<p>Per Step:<br \/>\n1- <b>Rinomina il corso<\/b> inserendo nel nome l&#8217;anno scolastico passato. (es. 1D matematica in\u00a0 1D matematica 2023\/2024)<br \/>\nPer rinominare un corso ti baster\u00e0 aprire <a class=\"moz-txt-link-freetext\" href=\"classroom.google.com\">classroom.google.com<\/a>, cliccare sui 3 pallini del corso su classroom e cliccare il tasto &#8220;Modifica&#8221;.<br \/>\nQui puoi modificare il nome e salvare.<\/p>\n<p>2- Ora <b>archivia il corso<\/b>.<br \/>\nPer archiviare il corso sempre da <a class=\"moz-txt-link-freetext\" href=\"classroom.google.com\">classroom.google.com<\/a>, clicca sui 3 pallini del corso e clicca sul tasto &#8220;Archivia&#8221;.<\/p>\n<p><b>Abbiamo finito!<\/b><br \/>\nI corsi archiviati non saranno pi\u00f9 visibili nella home di classroom che sar\u00e0 pronta per le nostre nuove classi.<\/p>\n<p><b>Come vedo i corsi archiviati?<\/b><br \/>\nBasta aprire classroom.google.com, cliccare i 3 trattini in alto a sinistra e cliccare il tasto &#8220;Corsi Archiviati&#8221;.<\/p><\/blockquote>\n<h2>Come amministratore: crea un drive condiviso per archiviare i file<\/h2>\n<p>Per archiviare i file dell&#8217;anno che si \u00e8 appena concluso, crea un drive condiviso dal titolo &#8220;Archivio Anno 2023\/2024&#8221; e al suo interno crea una cartella per ogni classe. Fornisci ai docenti l&#8217;accesso alle cartelle relative alle loro classi affinch\u00e8 possano spostare i file al loro interno.<\/p>\n<h3>Creare un Drive condiviso e delle cartelle al suo interno<\/h3>\n<ol>\n<li>Vai su <a href=\"http:\/\/drive.google.com\" target=\"_new\" rel=\"noreferrer noopener\">drive.google.com<\/a> dal tuo computer.<\/li>\n<li>Sulla sinistra, clicca su &#8220;<strong>Drive condivisi<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li>In alto a sinistra, clicca su &#8220;<strong>Nuovo<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li><strong>Inserisci un nome<\/strong> per il Drive condiviso, ad esempio &#8220;Archivio Anno 2023\/2024&#8221;.<\/li>\n<li>Clicca su &#8220;<strong>Crea<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li>Si aprir\u00e0 la schermata del nuovo drive condiviso che hai creato.<\/li>\n<li>In alto a sinistra, clicca su &#8220;<strong>Nuovo<\/strong>&#8221; e poi su &#8220;<strong>Nuova cartella<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li>Inserisci un nome per la cartella, ad esempio &#8220;1A&#8221;.<\/li>\n<li>Clicca su &#8220;<strong>Crea<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Aggiungere docenti alle cartelle<\/h3>\n<ol>\n<li>Vai su <a href=\"http:\/\/drive.google.com\" target=\"_new\" rel=\"noreferrer noopener\">drive.google.com<\/a> dal tuo computer.<\/li>\n<li>Sulla sinistra, clicca su &#8220;<strong>Drive condivisi<\/strong>&#8221; e poi fai doppio clic sul drive condiviso &#8220;Archivio Anno 2023\/2024&#8221;.<\/li>\n<li>Ora dovrai condividere ogni cartella con i rispettivi docenti. Individua la cartella &#8220;1A&#8221; e clicca sui tre pallini affianco al nome della cartella.<\/li>\n<li>Clicca su &#8220;<strong>Condividi<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li><strong>Digita<\/strong> <strong>i nomi<\/strong> dei docenti, oppure i loro <strong>indirizzi email<\/strong> Google Workspace, oppure <strong>il nome di un gruppo<\/strong> se hai precedentemente inserito i docenti nei rispettivi gruppi classe.<\/li>\n<li>Scegli il <strong>livello di accesso<\/strong> e clicca su &#8220;<strong>Invia<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Cosa possono fare i membri con diversi livelli di accesso<\/h3>\n<p>Quando aggiungi un nuovo membro a un Drive condiviso, puoi scegliere il livello di accesso:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Responsabile<\/strong>: Pu\u00f2 fare tutto, incluso eliminare definitivamente file, rinominare o cambiare il tema e eliminare il Drive condiviso.<\/li>\n<li><strong>Gestore dei contenuti<\/strong>: Pu\u00f2 creare, modificare, spostare e eliminare file e cartelle.<\/li>\n<li><strong>Collaboratore<\/strong>: Pu\u00f2 creare e modificare file e cartelle, ma non pu\u00f2 eliminarli.<\/li>\n<li><strong>Commentatore<\/strong>: Pu\u00f2 visualizzare e commentare file.<\/li>\n<li><strong>Visualizzatore<\/strong>: Pu\u00f2 solo visualizzare file e cartelle.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Informa i docenti: l&#8217;archiviazione dei Google Drive<\/h2>\n<p>Una volta creato il drive condiviso, non ti resta che informare i docenti e spiegargli come trovarlo e come inserire file al suo interno. Di seguito trovi una breve guida per aiutarli nei vari passaggi.<\/p>\n<h3>Creare o caricare un file o una cartella<\/h3>\n<ol>\n<li>Vai su <a href=\"http:\/\/drive.google.com\" target=\"_new\" rel=\"noreferrer noopener\">drive.google.com<\/a> dal computer.<\/li>\n<li>A sinistra, clicca su &#8220;<strong>Drive condivisi<\/strong>&#8221; e apri il Drive condiviso &#8220;<strong>Archivio Anno 2023\/2024<\/strong>&#8220;.<\/li>\n<li>In alto a sinistra, clicca su &#8220;<strong>Nuovo<\/strong>&#8221; e scegli il tipo di file o cartella da creare, oppure carica un file o una cartella dal computer.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Spostare file e cartelle da &#8220;Il mio Drive&#8221; al Drive condiviso<\/h3>\n<p>Se hai accesso come Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore, puoi spostare file di tua propriet\u00e0 o modificabili nei Drive condivisi. Quando sposti un file creato da te in un Drive condiviso, il Drive condiviso ne diventa proprietario, mantenendo il tuo nome come creatore nei dettagli.<\/p>\n<p>Per spostare un file o una cartella <strong>trascinali<\/strong> da &#8220;Il mio Drive&#8221; al Drive condiviso.<\/p>\n<p><strong>Nota:<\/strong> Lo spostamento di file pu\u00f2 influire sull&#8217;accesso ai file.<\/p>\n<p>Potresti non poter spostare file di propriet\u00e0 di altre persone. Chiedi al proprietario di spostarli o contatta l&#8217;amministratore per assistenza.<\/p>\n<h3>Spostare file tra Drive condivisi<\/h3>\n<p>Puoi trasferire file e cartelle da un Drive condiviso a un altro se hai le autorizzazioni necessarie sia per il Drive condiviso di origine sia per quello di destinazione.<\/p>\n<p>Per <strong>spostare file tra Drive condivisi<\/strong>, devi avere il ruolo di Gestore nel Drive condiviso di origine e il ruolo di Collaboratore, Gestore dei contenuti o Gestore nel Drive condiviso di destinazione.<\/p>\n<p>Per <strong>spostare cartelle tra Drive condivisi<\/strong>, \u00e8 necessario avere il ruolo di Gestore in entrambi i Drive condivisi.<\/p>\n<h2>Informa i docenti: conservare le credenziali in sicurezza<\/h2>\n<p>Conservare la password dell&#8217;account Google Workspace in modo sicuro durante il periodo estivo \u00e8 fondamentale per <strong>proteggere le informazioni personali e istituzionali<\/strong> da accessi non autorizzati.<\/p>\n<p>Durante la pausa estiva, quando l&#8217;account scolastico non viene utilizzato regolarmente, aumenta il <strong>rischio di dimenticare la password<\/strong> o di esposizione a potenziali <strong>violazioni della sicurezza<\/strong>. Un accesso non autorizzato potrebbe compromettere dati sensibili di studenti e docenti. Pertanto, \u00e8 essenziale adottare misure di sicurezza adeguate, come l&#8217;uso di password forti e sicure, la memorizzazione delle credenziali in luoghi sicuri, per garantire la protezione continua dell&#8217;account anche durante i periodi di inattivit\u00e0.<\/p>\n<div class=\"flex flex-grow flex-col max-w-full\">\n<div class=\"min-h-[20px] text-message flex flex-col items-start whitespace-pre-wrap break-words [.text-message+&amp;]:mt-5 juice:w-full juice:items-end overflow-x-auto gap-2\" dir=\"auto\" data-message-author-role=\"assistant\" data-message-id=\"27ec5e68-5bed-46ad-adf5-6bf0e28f1650\">\n<div class=\"flex w-full flex-col gap-1 juice:empty:hidden juice:first:pt-[3px]\">\n<div class=\"markdown prose w-full break-words dark:prose-invert light\">\n<h2>Informa i docenti: Jamboard non funzioner\u00e0 pi\u00f9 dal 1 ottobre<\/h2>\n<p><strong>L\u2019app Jamboard verr\u00e0 eliminata il 1\u00b0 ottobre 2024.<\/strong> Dopo quel giorno, diventer\u00e0 un\u2019app di sola lettura e gli utenti non potranno pi\u00f9 creare nuovi o modificare vecchi Jam su nessuna piattaforma.<br \/>\n<strong>Gli utenti avranno tempo fino al 31 dicembre 2024 per eseguire il backup<\/strong> dei propri file su Jam.<\/p>\n<p><strong>Dopodich\u00e8 Google interromper\u00e0 l\u2019accesso e inizier\u00e0 a eliminare definitivamente i file.<\/strong><\/p>\n<h2>Come amministratore: Metti in sicurezza gli Account degli amministratori<\/h2>\n<p>Potrebbe essere il momento giusto per aumentare il livello di sicurezza degli account degli amministratori.<\/p>\n<p>Consigliamo:<\/p>\n<ul>\n<li>Il cambio della password degli account amministratori<\/li>\n<li>L&#8217;attivazione del 2FA per gli account amministratori<\/li>\n<\/ul>\n<p>Qui un video su come impostare mail e cellulare di recupero ed abilitare la verifica 2FA<br \/>\n<a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=Jea5SZPiE1k\">https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=Jea5SZPiE1k<\/a><\/p>\n<p><strong>NB: Solo gli amministratori possono utilizzare mail e cellulare per recuperare la password<\/strong>, qualunque altro account Google Workspace for Education deve necessariamente essere resettato da uno degli amministratori.<\/p>\n<h2>Come amministratore: Vigila sugli alert di Google via mail<\/h2>\n<p>Anche se studenti e insegnanti sono in vacanza ricorda che gli hacker non riposano mai, controlla gli alert di google periodicamente per sapere se qualche account \u00e8 stato hackerato.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c8 tempo per gli #amministratori di mettere in sicurezza #googleworkspace per la pausa estiva! 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